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Resumen: Se examina la crisis de la motivación en los actos administrativos dentro del ordenamiento jurídico español, centrando la atención en la práctica extendida del uso de plantillas y el fenómeno del "copia y pega" por parte de los organismos públicos. Se analiza cómo la falta de una justificación individualizada vulnera el derecho a la defensa y el principio de interdicción de la arbitrariedad. Mediante una revisión de fuentes doctrinales y jurisprudenciales, se exploran las consecuencias de las resoluciones inmotivadas, que oscilan entre la nulidad de pleno derecho y la anulabilidad. Los resultados sugieren que el empleo de fórmulas estereotipadas impide al administrado conocer las razones reales de la decisión, dificultando el control judicial y debilitando la confianza en las instituciones. Se concluye con la necesidad de recuperar la ética en la gestión pública para asegurar que cada decisión sea el resultado de un proceso lógico y no de una repetición mecánica de textos preestablecidos.
Palabras clave: administración pública, legalidad, legitimidad, transparencia, acto administrativo.
Abstract: This article examines the crisis of motivation in administrative acts within the Spanish legal system, focusing on the widespread practice of using templates and the phenomenon of "copy and paste" by public bodies. It analyzes how the lack of individualized justification violates the right to a defense and the principle of prohibiting arbitrariness. Through a review of doctrinal and jurisprudential sources, the consequences of unmotivated decisions are explored, ranging from absolute nullity to voidability. The results suggest that the use of stereotypical formulas prevents citizens from understanding the real reasons behind the decision, hindering judicial review and weakening trust in institutions. The article concludes with the need to restore ethics in public administration to ensure that each decision is the result of a logical process and not a mechanical repetition of pre-established texts.
Keywords: public administration, legality, legitimacy, transparency, administrative act.
(*) Manuel Velasco Carretero es doctor en ciencias jurídicas y sociales por la Universidad Complutense de Madrid; la Universidad Antonio de Nebrija; la Universidad de Alicante; la Universidad de Cádiz; la Universidad de Extremadura; la Universidad de La Laguna; la Universidad de Málaga (UMA); la Universidad de Santiago de Compostela; la Universidad de Sevilla; la Universidad de Vigo; la Universidad Rey Juan Carlos y la Universitat Oberta de Catalunya, diplomado en ciencias empresariales por la UMA, especialidad marketing y comercialización, economista (UMA), especialidad dirección y gestión, gestor administrativo por el Ministerio de la Función Pública del Gobierno de España, además de graduado en derecho por la Universidad Internacional de la Rioja (UNIR) con experticia universitaria en compliance, máster jurídico oficial por la UMA, máster económico y financiero oficial convalidado por el Ministerio de Educación, abogado habilitado por la Consejería de Justicia e Interior de la Junta de Andalucía, colegiado no ejerciente, y administrador de fincas por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes del Gobierno de España.
1. Introducción
El acto administrativo se define como aquella declaración de voluntad que busca generar efectos jurídicos, determinando el inicio, cambio o extinción de derechos y obligaciones para los ciudadanos (Ruiz et al., 2022). Dentro de este marco, la motivación aparece como la exposición de las premisas de hecho y de derecho que dan soporte a la determinación tomada por la autoridad pública (Ospino Julio et al., 2024). La importancia de este elemento reside en que individualiza la aplicación de la ley, permitiendo que un ciudadano en particular comprenda la situación jurídica que le afecta (Tirado, 2021).
En la actualidad, se observa una tendencia preocupante hacia la automatización de estas respuestas mediante el uso de modelos genéricos que no atienden a las particularidades de cada expediente. Este fenómeno, conocido coloquialmente como "copia y pega", supone que la administración utiliza textos idénticos para casos diferentes, lo que a menudo desemboca en una falta de razonamiento real (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). Esta negligencia por parte de la autoridad, al omitir los raciocinios específicos, genera un vacío justificativo que desvirtúa la finalidad del acto y lesiona la seguridad jurídica de los gobernados (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022).
Bajo esta perspectiva, el razonamiento administrativo deja de ser una garantía para convertirse en un trámite vacío cuando se limita a invocar preceptos generales sin conectarlos con la realidad del caso concreto. La jurisprudencia ha señalado de forma reiterada que la motivación debe permitir al receptor del acto conocer los criterios esenciales que fundamentan la decisión (Administrativando Abogados, 2023). Cuando la administración se refugia en fórmulas inexpresivas, impide que el afectado pueda articular sus argumentos defensivos de manera efectiva ante los tribunales (Tuset del Pino, 2026).
2. El acto administrativo y el deber sustancial de motivar
Se examina la naturaleza del acto administrativo y la obligación que tienen los entes públicos de justificar sus decisiones para evitar el ejercicio arbitrario del poder. Se analiza la base normativa que exige que las resoluciones contengan una explicación clara de los motivos que las originan, asegurando la transparencia en la gestión de los intereses generales.
2.1. Marco normativo y la interdicción de la arbitrariedad
La legislación española, específicamente la Ley 39/2015, establece que deben ser motivados los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legítimos, así como aquellos que se aparten del criterio seguido en actuaciones precedentes (Tuset del Pino, 2026). Este requisito busca erradicar cualquier espacio para la arbitrariedad, obligando a que la administración actúe bajo el imperio de la ley y no bajo su mera voluntad (Life Sector Público, 2025). La motivación se erige así en la frontera que separa el actuar legítimo de la imposición caprichosa, siendo un mandato constitucional derivado de la prohibición de la arbitrariedad de los poderes públicos (Life Sector Público, 2025).
La validez de una decisión administrativa depende de que concurran los elementos fijados por las normas, lo que implica que el documento debe estar conforme al ordenamiento normativo superior (Pérez, 2013). Si un funcionario dicta una resolución basándose únicamente en su deseo personal, el acto pierde su presunción de legitimidad y se convierte en un hecho antijurídico que el sistema debe expulsar (Gordillo, 2017). Así, la motivación obliga a exteriorizar las razones fácticas y jurídicas, garantizando que el poder se ejerce para satisfacer objetivos vinculados al bien común (Ospino Julio et al., 2024).
2.2. Fundamentos del derecho a la defensa y tutela judicial
El derecho a conocer los motivos de una resolución está conectado con la tutela judicial efectiva, ya que sin esta información el ciudadano queda en un estado de indefensión material (Recurso Contencioso, 2024). La motivación permite que el interesado valore si la decisión es ajustada a derecho y decida si debe impugnarla ante los órganos jurisdiccionales (Ospino Julio et al., 2024). En este sentido, la justificación es una herramienta indispensable para que los tribunales realicen el control de la actuación administrativa (Administrativando Abogados, 2023).
Cada individuo tiene la facultad de presentar pruebas y argumentos para evitar que sus derechos se vean alterados de forma injusta por el Estado (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). La falta de razonamiento impide que el afectado rebata los puntos específicos de la resolución, pues desconoce qué hechos se han tenido en cuenta o qué norma se ha interpretado (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). De esta forma, el deber de motivar asegura que la justicia sea apropiada, eficiente y objetiva, sirviendo de base para la protección de las libertades ciudadanas (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022).3.
3. La problemática de la administración automatizada y el uso de plantillas
Se aborda la práctica habitual de emplear modelos de texto predefinidos en la elaboración de resoluciones, analizando los peligros que esto conlleva para la individualización de los casos. Se explora cómo el abuso de herramientas informáticas de repetición de contenidos puede derivar en una desatención de las alegaciones particulares del administrado.
3.1. El fenómeno del "copia y pega" y sus efectos en la resolución
Las investigaciones en instituciones administrativas han revelado que la falta de motivación real se presenta a menudo por la aplicación inadecuada de plantillas en las resoluciones (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). El uso de estos esquemas rígidos provoca que la autoridad no enuncie las circunstancias específicas del caso, cayendo en un discurso genérico que no justifica los efectos jurídicos del acto (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). Esta conducta suele asociarse con la negligencia, al no realizar el esfuerzo intelectual de conectar los hechos con la normativa aplicable de manera singular (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022).
El empleo de párrafos enteros extraídos de modelos previos, sin un análisis de las pruebas aportadas por el ciudadano, es una realidad común en procedimientos de carácter masivo (Recurso Contencioso, 2024). Al actuar de este modo, la administración incurre en un continuismo de errores que vulnera la garantía de motivación consagrada en las leyes de procedimiento (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). Se produce entonces una resolución opaca que, aunque parezca extensa, no ofrece una respuesta real a las cuestiones planteadas por el administrado durante la instrucción del expediente (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022).
3.2. Riesgos de la motivación estereotipada y genérica
Una motivación que se limita a fórmulas vacías o a la mención de preceptos de competencia no satisface el requisito legal de razonamiento (Chaves, 2013). El Tribunal Supremo ha indicado que las justificaciones estereotipadas no son válidas cuando impiden comprobar la objetividad de la decisión (Life Sector Público, 2025). Este tipo de respuestas impide que el destinatario comprenda el proceso lógico seguido por el funcionario, lo que vacía de contenido la garantía del debido proceso (Ospino Julio et al., 2024).
A pesar de que el uso de formularios no es ilegal en sí mismo, se vuelve inadmisible si no proporciona una contestación adecuada al problema concreto planteado (Chaves, 2013). La administración tiene la obligación de demostrar que ha evaluado minuciosamente las alegaciones, evitando que la resolución sea una simple repetición mecánica de criterios inaplicables al hecho suscitado (Ospino Julio et al., 2024). La falta de concreción convierte al acto en una pieza muda que difícilmente puede sostenerse ante un escrutinio judicial riguroso (Recurso Contencioso, 2024).
4. Vicios de motivación y sus consecuencias jurídicas
Se categorizan las diferentes anomalías que pueden afectar a la justificación de un acto administrativo, desde su total ausencia hasta su formulación incongruente. Se estudian las repercusiones legales de estos defectos, diferenciando entre aquellos que provocan la nulidad absoluta y los que permiten la subsanación del error.
4.1. Ausencia, insuficiencia e incongruencia del razonamiento
Existen diversos vicios que invalidan la motivación, siendo la falta absoluta el más grave, ya que ocurre cuando la autoridad no fundamenta de ninguna forma su decisión (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). Por otro lado, la motivación insuficiente presenta un indicio mínimo de justificación que no llega a cubrir la totalidad de los elementos requeridos para ser considerada válida (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). En estos casos, la administración omite hechos demostrados que habrían conducido a una determinación diferente (Ospino Julio et al., 2024).
La incongruencia o irracionalidad aparece cuando la motivación carece de lógica o no guarda relación con los antecedentes que obran en el expediente (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). Este defecto se manifiesta cuando no hay un nexo causal claro entre el hecho detectado y el régimen jurídico aplicado (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). También se identifica la falsa motivación, donde la justificación existe pero se basa en hechos no probados o a los que se les da un alcance jurídico inexistente (Ospino Julio et al., 2024).
4.2. Nulidad y anulabilidad de las resoluciones administrativas
La falta de motivación se considera un vicio grave que puede generar la nulidad absoluta de la resolución, especialmente si afecta a derechos fundamentales (Life Sector Público, 2025). Al ser un defecto insubsanable en muchos contextos, el acto deja de producir efectos jurídicos para el administrado (Matute-Lojano & Ormaza-Ávila, 2022). El sistema judicial español contempla que si la motivación es tan genérica que no aporta luz sobre las razones reales, el acto debe ser anulado (Tuset del Pino, 2026).
Bajo ciertas circunstancias, los tribunales consideran que las infracciones formales solamente producen anulación cuando causan una indefensión real y efectiva (Tuset del Pino, 2026). Sin embargo, la ausencia de una justificación razonable suele ser motivo suficiente para que se declare la invalidez del acto impugnado (Administrativando Abogados, 2023). La sanción por no motivar incluye la expulsión del acto del ordenamiento, pudiendo puede derivar en la responsabilidad patrimonial de la administración si se ha causado un daño (Recurso Contencioso, 2024).
5. Control judicial ante la arbitrariedad administrativa
Se analiza el papel de los jueces y tribunales en la vigilancia de la discrecionalidad técnica y el deber de motivación. Se revisan criterios jurisprudenciales que exigen a la administración conservar y exhibir los documentos de trabajo que sustentan las calificaciones o decisiones finales, limitando la opacidad en los procesos públicos.
5.1. El escrutinio de la discrecionalidad técnica y las plantillas de evaluación
El Tribunal Supremo ha intensificado su vigilancia sobre la motivación, especialmente en procesos competitivos como las oposiciones. Se ha determinado que si la administración utiliza plantillas o criterios de valoración desglosados, tiene la obligación de conservar y facilitar dicha información al interesado (Chaves, 2023). Es inaceptable que una calificación se base en fundamentos ocultos para el evaluado, pues esto impediría cualquier tipo de defensa justa (Chaves, 2023).
La discrecionalidad no exime del deber de explicar por qué se elige una opción frente a otras, debiendo verificarse la veracidad de los hechos determinantes (Life Sector Público, 2025). Los tribunales exigen que la administración sea capaz de justificar que no ha actuado de forma caprichosa, siendo esta exigencia más rigurosa si se afectan valores constitucionales (Chaves, 2013). Así, la motivación individualizada de las puntuaciones se convierte en un requisito para asegurar que la fiesta de los méritos no se transforme en un reparto arbitrario (Chaves, 2023).
5.2. La retroacción de actuaciones y el reconocimiento directo de derechos
Cuando se detecta una falta de motivación, la solución tradicional es ordenar la retroacción del procedimiento para que la administración dicte una nueva resolución debidamente justificada (Chaves, 2013). No obstante, este remedio no siempre es el más eficaz para el ciudadano, ya que a menudo la administración utiliza esta oportunidad para "vestir de seda" una decisión previa sin cambiar su fondo (Chaves, 2013). Debido a esto, los tribunales pueden decidir resolver sobre el fondo del asunto si existen elementos suficientes en el expediente para reconocer directamente el derecho del reclamante (Chaves, 2013).
Esta intervención judicial busca garantizar una protección material plena, evitando que el ciudadano quede atrapado en un bucle de resoluciones inmotivadas (Chaves, 2013). Si la administración mantiene una actitud pasiva respecto a la prueba de sus motivos, esta inactividad debe tener efectos perjudiciales para su pretensión en el proceso (Chaves, 2013). Por consiguiente, la justicia administrativa revisa la forma, avanzando hacia la comprobación de la legalidad sustancial del acto (Chaves, 2023).
6. La erosión del razonamiento jurídico: El automatismo de las plantillas frente a la garantía de motivación administrativa
La administración pública incurre con frecuencia en una degradación de sus funciones al reducir el acto administrativo a una mera repetición de textos genéricos. Esta conducta desplaza la voluntad razonada de la autoridad hacia un automatismo técnico que ignora las circunstancias particulares de los ciudadanos. El deber de motivar representa la exposición de premisas de hecho y derecho, permitiendo que el receptor comprenda la base de la decisión que le afecta.
El empleo de plantillas preestablecidas constituye una práctica habitual que vacía de contenido la justificación de las resoluciones. En investigaciones documentales, se ha evidenciado que una proporción superior al 80% de los expedientes analizados presentan deficiencias estructurales por el uso inadecuado de modelos rígidos. Las autoridades omiten enunciar los raciocinios específicos, actuando con una negligencia que impide verificar la objetividad del acto dictado. La técnica del "copia y pega" genera resoluciones opacas e ilegibles, alejadas del mandato de transparencia que debe regir el servicio público.
La falta de una explicación clara sitúa al administrado en un estado de indefensión material, dificultando su capacidad para rebatir la decisión ante las instancias correspondientes. Si la motivación resulta insuficiente o se apoya en fórmulas estereotipadas, se vulnera el derecho a la tutela judicial efectiva consagrado en las normas superiores. Los tribunales advierten que las justificaciones genéricas son inaceptables porque ocultan las razones reales de la autoridad, impidiendo un control jurisdiccional apropiado. La jurisprudencia actual exige que cada calificación o sanción cuente con argumentos propios, prohibiendo que la discrecionalidad se transforme en un espacio de opacidad incontrolable.
Una resolución inmotivada es susceptible de nulidad absoluta, ya que carece de los elementos indispensables para su existencia jurídica válida. El sistema legal responde ante estos vicios ordenando la retroacción del procedimiento, aunque en ocasiones los jueces deciden resolver el fondo del asunto para garantizar una protección efectiva de los derechos lesionados. La administración debe abandonar la repetición mecánica de textos predefinidos para recuperar un compromiso auténtico con la ética y la calidad en la gestión de los intereses generales.
El uso de criterios desglosados en procesos selectivos debe ser transparente, obligando a la conservación de las notas o documentos que justifican la puntuación otorgada. Resulta inadmisible que una evaluación se sustente en fundamentos ocultos para el aspirante, pues esto desvirtúa los principios de mérito y capacidad. La motivación adecuada mejora la eficacia de las instituciones y fortalece la confianza de la sociedad en sus gobernantes. De esta manera, el razonamiento administrativo deja de ser un trámite secundario para consolidarse como una barrera efectiva contra el ejercicio arbitrario del poder público.
7. Hacia una gestión pública de calidad: Garantías para la motivación íntegra
La validez del actuar administrativo depende de la exposición clara de los motivos que justifican cada determinación. El empleo de técnicas de "copia y pega" mediante plantillas rígidas genera un vacío en el razonamiento que impide al ciudadano conocer la base real de la decisión que le afecta. Para revertir esta situación, se presenta la siguiente propuesta orientada a fortalecer la seguridad jurídica y la transparencia institucional.
7.1. Institucionalización del razonamiento singularizado
Las autoridades deben redactar resoluciones que se ajusten de forma precisa a los hechos específicos de cada expediente. El empleo de modelos genéricos resulta admisible únicamente si proporcionan una respuesta adecuada al problema concreto planteado.
Se requiere que el discurso justificativo mencione las alegaciones del administrado y explique de qué forma han sido evaluadas o desestimadas. De este modo, la motivación deja de ser un trámite vacío; representa una garantía necesaria contra la imposición caprichosa de la voluntad pública.
7.2. Transparencia en el uso de herramientas técnicas
En procesos que utilicen criterios de valoración desglosados, la administración tiene el deber de conservar y exhibir todos los documentos de apoyo, incluyendo plantillas con anotaciones individuales de los evaluadores.
El ocultamiento de estos fundamentos genera indefensión material al interesado. La integración de dicha información en el expediente administrativo completo asegura que los tribunales realicen un control jurisdiccional efectivo sobre la discrecionalidad técnica.
7.3. Fortalecimiento de la competencia profesional y ética
Los funcionarios encargados de resolver impugnaciones deben aplicar requisitos de lógica y comprensibilidad en sus escritos. Resulta necesario incentivar una cultura de responsabilidad donde cada resolución sea fruto de un proceso intelectual honesto, evitando una repetición mecánica de contenidos.
El compromiso con la ética en la gestión pública obliga a tomar decisiones cuidadosas que eviten errores de continuismo. La preparación técnica de los integrantes de los órganos sancionadores garantiza que la sociedad cuente con autoridades preparadas para explicar sus actos conforme a derecho.
7.4. Respuestas judiciales ante la ineficacia motivacional
Cuando se detecte una ausencia absoluta de razonamiento, los tribunales deben declarar la nulidad de pleno derecho del acto impugnado. Ante motivaciones genéricas que no aportan luz sobre los criterios aplicados, procede la anulación de la resolución por causar una indefensión real y efectiva.
La retroacción de las actuaciones debe emplearse con rigor, permitiendo que los jueces resuelvan sobre el fondo del asunto si el expediente contiene pruebas suficientes para reconocer el derecho del reclamante. Así pues, la vigilancia del deber de motivar asegura que el poder se ejerza para satisfacer objetivos vinculados al interés público
8. Conclusiones
La motivación de los actos administrativos constituye una garantía de primer orden en un sistema democrático que busca erradicar la arbitrariedad. El análisis realizado permite confirmar que el uso de plantillas y la práctica del "copia y pega" debilitan la relación entre la ciudadanía y las instituciones, al sustituir el razonamiento lógico por automatismos burocráticos que ignoran las particularidades de cada caso. Estas conductas vulneran el derecho a la defensa, saturando el sistema judicial con recursos que podrían haberse evitado mediante una gestión transparente y responsable.
Se ha comprobado que una motivación adecuada mejora la eficacia administrativa al reducir errores en la implementación de las políticas públicas y fortalecer la confianza de la sociedad. Los funcionarios deben entender que su labor consiste en justificar sus decisiones basándose en una valoración real de los hechos y la norma. La calidad de la gestión pública depende en gran medida de la capacidad de los órganos del Estado para explicar sus actos, asegurando que cada resolución sea fruto de un proceso de reflexión ética y no de una repetición mecánica de textos ajenos a la realidad.
Finalmente, es imperativo que los tribunales continúen ejerciendo un control riguroso sobre la suficiencia del razonamiento administrativo. La nulidad de los actos inmotivados y la posibilidad de reconocer directamente derechos en sede judicial actúan como frenos necesarios ante la inercia de una administración que, a menudo, olvida su deber de servicio al ciudadano. Solamente a través de la exigencia de una motivación clara, concreta y coherente se podrá garantizar que el poder público se ejerza siempre dentro de los límites de la razón y el derecho.
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