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Exceso de información genera sobrecarga. Por lo anterior, es importante saber qué información necesitamos para cumplir con el ordenamiento jurídico, por un lado, y poder tomar decisiones, por el otro. Para la doctrina consultada, la información tiene un valor temporal, por lo que su factor clave consiste en la necesidad de obtener información con la antelación suficiente para que sea relevante en el cumplimiento de la norma y en la toma de decisiones empresariales o profesionales. Finalmente, para que la información sea importante debe ser accesible por aquellos usuarios que la necesiten para cumplir la normativa de aplicación en tiempo y forma y para la toma de decisiones de gestión o comerciales. Dejando a un lado el valor histórico que toda información pueda tener, básicamente, la utilización de la información en la empresa se necesita para tres objetivos: cumplir con la normativa legal de aplicación, toma de decisiones empresariales y gestión y control de todos los procesos organizativos. La información disponible en una organización se necesita para cumplir con el ordenamiento de la normativa legal aplicable así como aquella otra que voluntariamente la entidad se comprometa a seguir, aplicar o adoptar. Otro uso no menos importante de la información contenida o que fluye en una organización es para la toma de decisiones empresariales, institucionales o profesionales dentro del ecosistema corporativo, institucional o social en el que se encuentre integrada. Toda gestión de una organización implica el preceptivo control de los procesos, actividades o acciones de los miembros de dicha organización, control que se realiza a través del flujo continuo de conformación.
La información trata de un contenido de datos sobre un tema o temas determinados y un flujo de estos datos entre la organización, el depositante o usuario y el entorno en el que interactúa o también dentro de la propia organización, entre los distintos miembros, divisiones, áreas o secciones. Esta información, se deposita, archiva o almacena en la organización para cumplir con el ordenamiento jurídico aplicable o para ser utilizada en el futuro en la toma de decisiones, histórico o consulta. El sistema de gestión de esa información es el procedimiento de recogida, comunicación, análisis, validación, almacenamiento y recuperación y uso de la información por el usuario o la organización. En la recepción se obtiene de información ya sea generada dentro de la organización o externa a esta y por diversos cauces; entrevistas, observaciones, cuestionarios, informes, noticias, reglamentación… Toda recogida de información debe tener una causa o propósito claro y detallado en el procedimiento correspondiente, de forma que todos los implicados lo entiendan y asuman en el ámbito de sus competencias o responsabilidades. La información recepcionada debe ser conocida por los usuarios que la necesiten, en función de sus responsabilidades, autoridad o tareas asignadas. Para ello, la organización deberá establecer y mantener los canales de comunicación eficaces y seguros. En el momento necesario del proceso, la información se analiza para la toma de decisiones, interpretando su contenido siendo consciente de los sesgos que se puedan registrar por distintas causas que van desde la parcialidad, subjetividad… hasta la temporalidad o generalidad.
Dependiendo del contexto y del análisis realizado en función del interés decisorio determinado, se procede a su catalogación como aceptación de la información, que es distinto de si el destinatario está de acuerdo o no con ella. Puede que la información se registre en soportes físicos o digitales, ya sea por imperativo legal o por motivos internos, a la espera de ser utilizada en un futuro. Los principios del almacenamiento están relacionados con la procedencia, la oportunidad así como el coste, la temporalidad y la forma de acceso. El soporte de almacenamiento será una base de datos físicas, lo que antes se conocía como el archivo tradicional con su índice detallado de lo que contiene, o una base de datos en un soporte ofimático específico e indexado con el soporte digital donde se encuentran los documentos digitales. Llegado el caso de necesidad de la información, esta deberá estar Accesible en el soporte físico o digital adecuado. Igualmente, esta recuperación deberá realizarse por miembro con los debidos privilegios de acceso. La materialización de esta recuperación se realiza recuperando el documento del archivo físico y registrando su salida o consultando la base de datos en soporte ofimático y recuperando el documento del soporte digital, con el debido rastro o registro de la persona autorizada a realizar esa recuperación. Existiendo un propósito o necesidad de esa información y, en su caso, recuperada del soporte de almacenamiento, se procede a su utilización en el contexto organizativo determinado. Fuente de la imagen: mvc archivo propio.
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[1] Gales, L., Anthony, W., Hodge, B. Teoría de la Organización. Ed. Prentice Hall. 1998.
